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20/07/2017 - 17h05m

Itec otimiza trabalho administrativo após adoção de check list em processos

Metodologia foi implantada há cerca de um mês, pela Controladoria-Geral do Estado

Itec otimiza trabalho administrativo após adoção de check list em processos
Texto de Isaac Moraes
Fotos Gabriela Araújo


A Assessoria de Governança e Transparência do Instituto de Tecnologia em Informática e Informação (Itec) tem motivos de sobra para estar satisfeita com o andamento dos trabalhos de implantação do Chek List para Verificação de Cumprimento de Procedimento e Instrução de Processos Administrativos recomendados pela Controladoria-Geral do Estado (CGE).

Desde o dia 1º de junho, data em que passou a ser obrigatória a presença do documento em todos os processos produzidos pelos órgãos e secretarias, o setor esquematizou um fluxo de reuniões e acompanhamentos e já pode vislumbrar mudanças nas atividades.

O check list é uma nova metologia adotada pela CGE para padronização dos procedimentos administrativos realizados no Estado. Todo e qualquer processo administrativo tem que obrigatoriamente trazer agora no verso da capa o check list informando a natureza, o assunto do processo, os trâmites e outras informações específicas de cada assunto.

 

 Reunião

 

Segundo a assessora de Governança e Transparência do Itec, Leide Fernandes, para que a implantação da metodologia obtivesse êxito foi necessária a elaboração de um regime de controle e acompanhamento baseado em reuniões com cada setor.

 

“A ideia de fazer as reuniões partiu desde o primeiro encontro com a presidência do Instituto e os demais gestores, quando apresentamos o que era o check list. A partir daí decidimos criar um sistema de controle, que seriam as reuniões setoriais, realizadas semanalmente com cada setor do Itec por vez” explicou Leide.

 

As informações contidas nos check lists auxiliam, inclusive, na prestação de contas de cada secretaria e órgão à CGE, por meio da planilha de monitoramento da transparência e, também, à Agência de Modernização da Gestão de Processos (Amgesp), responsável pela inserção das informações governamentais no Portal da Transparência Graciliano Ramos.

 

“A motivação dessas reuniões são as políticas públicas e o monitoramento para as prestações devidas à Amgesp, que são despesas como telefonia, água, energia, subgestão, passagens, contratos e adiantamentos. Isso é prestado conta mensalmente, tanto para a planilha de monitoramento da CGE como para a Agência Modernizadora”, finalizou a assessora de Transparência do Itec.

Para a técnica administrativa do Instituto, Larissa Marinho, o check list está sendo de grande ajuda no manuseio e encaminhamento dos vários processos que circulam pelo seu setor num dia.

 

 Larissa

 

“O check list está servindo de guia, de orientação para quem lida diariamente com uma gama considerável de processos, com tantos assuntos e por vezes parecidos. Otimiza na organização do nosso trabalho, traz celeridade, poupa tempo, além de, automaticamente, fazer com que os processos não retornem por causa de erros”, explicou Larissa.

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